話し方教室「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)はビジネス・コミュニケーションの要」(話し方・コミュニケーションスキル東京講座)

報告・連絡・相談はビジネスの要

ビジネス活動において、ホウレンソウは大事です。しかしながら、いつもその時間が充分に用意されているわけではありません。報告、連絡、相談のコミュニケーションは、しっかりとした方法で行わないと勘違いが起こってしまいます。そうなれば自身の時間だけでなく、相手の大切な時間さえも損なってしまうのです。

一般にホウレンソウは、一回あたりの長さよりも、頻度が大事といわれます。つまり、手短に、数多くやることがホウレンソウのポイントなのです。

手短に、的確に、伝えるコツとは?

では、口頭で、手短に、的確に伝えるためには、どうすればよいのでしょうか。そこには3つのテクニックがあります。

1.まずは結論から伝えます。
2.理由は3つ以内にまとめ、重要なものから伝えます。
3.事実と推測を、明確に分けて伝えます。

シンプルなコツではありますが、上達するには訓練が欠かせません。

やるべきかどうか迷ったら、報告、連絡、相談すべし!

さて、若手社員でも、ベテラン社員であっても、「この件は、報告すべきかどうか」迷うことがあります。その時多くの人達は「ま、報告しないでいいか」と考えて、報告しないで済ませます。しかし、あなたはそう判断しても、上司は必要と思っていることもあるのです。

そこで本学・日本コミュニケーション学院ではこう教えています。「迷ったら報告せよ!」と。仮に、上司から「そんなの報告しなくていいんだよ」といわれたとしても、誰もその報告を問題視はしません。

しかし、もし「その報告を上司が待ち望んでいた」としたら、どうでしょう。それなら、カミナリを落とされても仕方がないのです。ですから、「迷ったらホウレンソウ!」。これが鉄則と、本学では指導しているのです。

ついでに、ホウレンソウを受ける側の心構えも述べておきましょう。もし相手の話が分かりづらくても怒らないことです。怒らずに「ほかの言葉で、内容を言い換え」て要点を掴むようにしてください。これをパラフレーズといいます。話が分かりづらいと言う理由で怒られれば、その部下は、その先ホウレンソウをしなくなるに違いありませんから。

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