話し方教室|製造業におけるコミュニケーションの方法とは

フォーマル・コミュニケーションが製造業のミスをなくす

7月17日のQuartzでは、職場においてはあまり好まれてはいないものの、「フォーマル・コミュニケーション」が製造業のミスをなくし、効率的であるという調査結果について報じています。

これはデシジョン・サイエンスに発表された論文で、マドリッドのビジネススクール教授らが防空砲兵からエレベーターなど、様々な機器製造業者7つと協力し、出荷や顧客の変更命令など、生産上の問題となる「不具合」を防ぐ方法について調査したものです。18か国、73の製造現場で、163の製造プロセスを分析しています。

その結果、生産上の問題となる「不具合」を防ぐには、設定された議題の会議、参加を促す「フォーマルな話し合い」の場を設けることが効果的であることが明らかなりました。それは電子メールや電話などよりも明確で効率的だということがわかったのです。

意味のない会議でのおしゃべりは製造業では非生産的

フォーマルでの話し合いは、生産上の不具合について曖昧さを取り除き、エラーを防止する上で効率的であり、平均で5~8パーセント納期を改善するのにも役だったといいます。しかし、実際にはこの効果的なフォーマル・コミュニケーションは、あまり好まれていないのが現実だと付け加えています。

また、フォーマルな話し合いや会議は効果的でも、それがもし意味のない会議でのおしゃべりになれば製造業にとって非生産的であり、コストもかかってしまうと述べています。

話し方教室の要点「サービス業と製造業のコミュニケーションの同異」

1.生産上の問題となる「不具合」を防ぐには、設定された議題の会議、参加を促す「フォーマルな話し合い」の場を設けることが効果的。それは電子メールや電話などよりも明確で効率的。
2.意味のない会議でのおしゃべりやテキストメッセージなら、製造業にとって非生産的であり、コストもかかってしまう。

さて、業種を問わず、「目的が明確」なフォーマルな会議や話し合いが、業務効率を上げることは知られています。

では目的が不明確な会議が、すべて非効率かといえば、必ずしもそうとは言えないでしょう。なぜなら、オフィスやサービス業の現場なら、意味のない会議でのおしゃべりであっても、それが社員の「ガス抜き」や気分転換、あるいはアイデアの産出になることも少なくないからです。

しかし、こと製造業の現場では、意味のない会議でのおしゃべりは、非生産的で、コストもかかり、ただのムダになるようです。その要因はたぶんですが、製造業では機械やシステムが中心で(人が中心のオフィスやサービス業ほど)人間の「感情」に配慮する必要性が高くはないからでしょう。

いずれにしろ、業種によって、コミュニケーションのあり方も異なることがある。適宜思い出していただくのがよいでしょう。

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